В погоне за временем

В современном мире все куда-то бегут‚ спешат выполнить сотню дел‚ боятся опоздать. Если вам тоже кажется‚ что в сутках не хватает 25-го часа‚ возможно‚ стоит пересмотреть свой подход к распределению времени. В этом поможет тайм-менеджмент.

Сегодня практически каждый второй из нас совмещает работу и учебу — в вузе‚ на языковых или профессиональных курсах. Многим это удается с большим трудом. Но научиться все успевать и ничего не забывать вполне реально.

 

Ищем резервы

Начните с изучения собственного дня. Составьте точное расписание: что вы делали сегодня и как долго. Если вспомнить все занятия сложно‚ записывайте их каждые два-три часа. Затем сложите минуты‚ потраченные на Интернет-серфинг‚ пустые разговоры по телефону‚ перекуры‚ ожидание лифта‚ передвижение на транспорте и т. д. Не удивляйтесь‚ если окажется‚ что делом вы были заняты от силы 30 % своего времени. Остальные 70 % — это скрытые резервы‚ которые можно использовать более продуктивно.

 

Строим планы

Теперь перейдем к решению стратегических задач. Подумайте‚ чего вы хотите достичь‚ ради чего все эти изменения в вашем привычном графике. Обозначьте конкретные цели. Например‚ в выходные вы хотите съездить на дачу к другу‚ но это будет возможно‚ если удастся заполучить суперклиента или сдать зачет в пятницу.

Далее начинаем прокладывать путь к намеченной цели: выделяем этапы работы и их результаты. Итак‚ чтобы подписать контракт с новым клиентом‚ нужно подготовить сногсшибательную презентацию‚ для этого необходимо подобрать недостающие данные‚ а также заранее выяснить‚ чего же хочет заказчик. Теперь определяем‚ сколько времени потребует каждый из этапов.

Вообще‚ составлять план действий полезно каждый вечер. Если вы будете четко представлять себе‚ что нужно сделать завтра‚ вы лучше распределите силы и время‚ а также почувствуете себя увереннее.

 

Расставляем приоритеты

Следующий этап — нумеруем дела по степени значимости и начинаем выполнять самые важные. Если же расставлять приоритеты сложно‚ попробуйте следующую методику. Разделите лист бумаги на четыре квадрата. В первый занесите важные и срочные дела‚ во второй — важные‚ но не срочные‚ в третий — неважные‚ но срочные‚ в четвертый — неважные и несрочные. Далее прикиньте‚ сколько времени потребуется на каждое дело‚ и сложите все результаты.

Если получилось‚ что вам придется на все про все потратить больше 60 % времени‚ безжалостно режьте свой график. Конечно‚ избавляться нужно в первую очередь от четвертого квадрата. Остальные тоже стоит пересмотреть: вы уверены‚ что поездка к клиенту займет пять часов? Если пригласить его в ваш офис‚ сэкономите часа три‚ которые ушли бы на дорогу.

 

Распределяем силы

Если найденных резервов времени все равно не хватает‚ подумайте‚ действительно ли все дела‚ указанные в плане‚ — это ваши обязанности. Может‚ отсылать факсы клиентам должна секретарь Маша‚ а просьбу друга написать за него курсовик стоит отклонить? Если вы будете выполнять чужую работу‚ то никогда не справитесь со своей. Научитесь говорить «нет» и делегировать определенные задания другим людям. Не только вы должны помогать‚ но и вам.

Выяснив‚ какие дела нереально подвинуть или отдать‚ подумайте‚ как их можно выполнить параллельно. Самое простое — слушать аудиокурс или читать лекции по дороге на работу. Другой вариант — совместить обед и встречу с клиентом.

 

Определяем слабые звенья

Судьба часто преподносит нам неожиданности — как приятные‚ так и не очень. Поэтому‚ составляя план‚ постарайтесь найти слабые звенья и продумать свои действия на случай возникновения проблем. Например‚ что вы будете делать‚ если вам не удастся получить сведения о ценах конкурента‚ чтобы предложить клиенту лучший вариант‚ или однокурсница Аня забудет принести вам конспект по матанализу. Кроме того‚ у вас могут возникнуть новые дела‚ так что лучше заранее прикинуть‚ как вы будете выкручиваться.

 

Придумываем кнут и пряник

Заветная цель (в нашем случае веселые выходные) — это хорошо. Но она маячит где-то далеко на горизонте‚ а работать или учиться нужно здесь и сейчас. Поэтому стоит разработать систему мотивации «кнут и пряник». Выполнили все‚ что было запланировано на день‚ — можно вечером сходить в кино. Не успели выучить лекции по философии — пропускаете очередную серию «Доктора Хауса». Кстати‚ если вы постоянно не успеваете сделать определенное дело‚ значит‚ либо кнут выбран неправильно‚ либо дело вовсе и не нужное.

 

3 способа сделать все

«Разрезать слона на бифштексы» — сложную задачу разбить на задачки.

«Съесть лягушку» — в первую очередь делать самое сложное или непривлекательное дело.

«Метод швейцарского сыра» — сначала все самое приятное.

По материалам Интернета подготовила Ирина Ваганова

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *